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Evernoteで名刺を管理するポイント(ScanSnapを利用した場合)

2012年11月16日 金曜日

Evernoteで名刺管理をするポイントについて

Evernoteで名刺管理をするメリットとは?

  • 取り込んだ名刺データをOCRで文字認識が可能
  • 認識されたデータを文字列検索が可能
  • 各種検索が可能
  • 多角的な分類・整理が可能

上記のようなメリットがあると同時に、Evernoteのデバイス間共有機能を発揮することにより様々なデバイスで

同じデータを共有し、いつでも整理されたデータを持ち歩くことができます。

 

早速、名刺の管理をしてみましょう。

名刺のデータを取り込むにはScanSnapを利用しています。このスキャナーを購入した際に付属している

ソフトを利用することによりデータを簡単にEvernoteに取り込むことが可能です。

 

ソフトをインストールし、ScanSnap Magagerが起動しているのを確認して名刺を読み込みます。

表、裏の順に同じデータとして取り込めるよう配慮がなされていて便利です。

表裏が読み込めたら「読み取り終了」をクリックまたはEnterキーをクリックします。

 

 

保存する場所を指定できますので、今回はEvernoteに保存します。(データはPDFで保存する必要があります。)

(この項目にEvernoteがない場合はソフトのアップデートが必要です。)

カスタマイズにより保存する項目の表示を変更することができます。

上記画面はカスタマイズにより保存場所にEvernoteだけが表示されている状態です。

ここで「ドキュメントをEvernoteに保存」またはEnterキーをクリックします。

たくさんのデータを取り込み作業を行いますのでエンターキーで操作できるようにしておくと

作業がはかどります。

 

 

Evernoteが起動したら

タイトル欄に名前を記入しましょう。この場合漢字はOCRの文字列検索で可能となりますので

私の場合はひらかなで名前をタイトル欄に入力しています。こうすることにより

あかさたな順で並び替えや検索が可能になるので分類・整理の幅が広がります。

 

 

名前がひらかなで名前が記入できたら、名刺管理のノートブックからあかさたな順で保存するノートブックを選択します。

これで一枚の名刺データの整理が完了です。

 

名刺データ整理の流れ

  1. 名刺を読み込む
  2. データをEvernoteに保存する
  3. ひらかなの名前を入力する
  4. 保存するノートブックを選択

上記の手順を名刺の数だけ繰り返します。

こうして保存しておいたデータは次のようにして検索が可能となります。

ひらかな

漢字の名前

メールアドレス(一部でも可)

電話番号

住所(一部でも可能)

会社名

フリーワード(業界名などキーワードが名刺上にあれば)

あかさたな順の並べ替え

さらにタグの活用により、会社ごとのグループ分けをしたり業界別に分類したり役職や仕事内容でのこまかな

分類が可能となります。

 

一度上記のようなデータにしておけば、どのデバイスからでもアクセスできるようになりますので出先で

急に情報が必要になった場合でも対応ができるようになりますね。

ノートブックはあかさたな順で整理されていますので、少ない情報からでも必要なデータにアクセスしやすくなります。

Evernote活用講座で上記のような講座を開催しております。

提供 三蔵堂ITコンサルティング

 

otixo オンラインストレージをまとめて管理するツール 

2012年5月14日 月曜日

様々なオンラインストレージを一括して管理するツール「otixo」

クラウドコンピューティングの普及により様々なオンラインストレージサービスが

登場していますが、今回はこのオンラインストレージサービスをまとめて管理できるツールを

ご紹介します。

まずは実物から

このフォルダの中で

  • Dropbox
  • Google drive
  • Sky drive
  • box.net
  • Cloud me
  • SugarSync

上記のオンラインストレージを一括して管理できます。

(ここで紹介しているオンラインストレージサービスは一部のみです)

このサービスはWebブラウザ上だけて使えるという限定的なものでなく

ネットワークフォルダとしてフォルダ形式で利用ができます。

ですからWindows Mac iPad iPhoneでも同じような感覚で利用が可能になりました。

 

iPadユーザーだけに限定すれば

ネットワークストレージ管理のFileExplorer、オンラインストレージ管理のotixoで情報共有の分野では

ほぼその陣容を固めたと言っても過言ではないでしょう。

 

新規登録方法

otixoへの登録方法について解説してあります。

オンラインストレージサービス登録方法

各種オンラインストレージサービスの登録方法について解説してあります。

 →otixoネットワークフォルダ作成方法 Mac編

Macでのネットワークフォルダ作成方法について解説してあります。

 →otixoネットワークフォルダ作成方法 Windows編

Windowsでのネットワークフォルダ作成方法について解説してあります。

提供 三蔵堂ITコンサルティング

 

TODOを管理するアプリVoodoの使い方

2011年7月27日 水曜日

 

TODOを管理するアプリVoodoの使い方

 

Voodoの初期画面

 

 上記の画面がVoodoを立ち上げたときに最初に出てくる画面です。

右側にタスクが表示されます。

①タスクを新規に追加する

タスクを新規に追加するためには、右上の新規追加ボタンを押します。

すると「新しいタスク」という小窓が表示されますので詳細な内容を記入します。

それぞれの項目をタップして入力を開始します。

タスクの名前・・・内容の主旨がすぐ分かるような言葉を選択

完了予定時間・・・タスクが終わるべき時間を入力しましょう

タスクの重要度・・・タスクの優先度合いを表現します

場所・・・主な場所

メンバー・・・タスクに関連するメンバーの記録

タグ・・・タグを付けることにより、タスクの検索がしやすくなります

詳細内容・・・タスクの内容

タスクの詳細内容入力項目のメモ型のアイコンをタッチすることにより

タスクの完了・未完了をカレンダー上で確認できるようになります。

それぞれの入力が完了したら小窓右上の【保存】ボタンで保存します。

以上で新しいタスクの登録完了です。

 

②タスクが完了した場合

タスクが完了したら、上記画面のチェックボックスにチェックを入れましょう。タスクが完了したと処理されます。

完了したタスクは完成済み項目に移動します。

完了したタスクはGoogleカレンダー上では「+」の表記が追加されて表示されますので未完のタスクかそうでないかがわかります。

 

③タスクの編集

タスクの内容を編集する場合は、その編集したいタスクにタッチします。

タスク編集のための小窓が表示されますので、編集後「保存」ボタンで保存します。

 

④タスクの削除、期限の延長、コピー

タスクの削除を行うためには上記のようなメニューを表示させる必要があります。

このメニューを表示させるには、目的のタスクに長めに触れます。

するとタスク下部にメニューが表示されます

タスクの削除・・・削除ボタンをタップ

タスクの延長・・・上記画面赤枠のうち一番左の項目にタッチ。すると期限が1日づつ延長されます。

タスクのコピー・・・項目の「コピー」にタッチするとコピーが表示されます。

 

⑤タスクの並べかえ

タスクの分類により、並べ替えが可能です。このページの最初の画像にある並べかえ項目をタッチすることで変更できます。

 

⑥カレンダー表示に切り替え

左の列の「タグ」の項目をカレンダー表示に変更できます。

左上部隅の「31」の部分にタッチするだけで切り替えができます。

このカレンダー表示には既存のカレンダー上にある予定も表示されます。

 

以上で基本的な使い方の解説は終了です。

【提供 出張パソコン教室の三蔵堂